志愿者能力培训学习文件（一）
参与式项目设计开发与管理(项目书撰写)

问：日常工作中，常常需要写项目计划书，希望《NPO纵横》能给一些建议，怎么才能写出一份更好更专业的项目建议书？
回答：成功地完成一个项目计划书，同其它任何工作一样，都需要深思熟虑的准备、有效的策略和清晰的计划。项目计划书可以是一个机构的内部文件，用来向董事会、理事会汇报并希望得到他们的批准与支持；也可以是机构就某一项目寻求资金上支持的对外筹款计划书。我们下面所谈到的就是后一种情况。

　　不同的资助方对项目计划书的提交有不同的要求，甚至有些资助方要求申请资助者填写一些特定的表格。但是无论怎样，准备出一个通用的项目计划书，并可以根据不同的要求进一步形成不同的文本，都是非常必要的。

　　虽然项目计划书的目的是寻求资金上的帮助，但它决不能只是一个“购物清单”。一般来讲，一个项目计划书要包括以下几个方面的内容：

　　1、封面页

　　这是容易被忽视的部分。有很多机构认为内容比形式更重要。其实，形式是可以更好地表现内容的。另外，项目计划书也是能使资助机构了解和认识我们的一个很重要的窗口，表现得专业与严谨，是绝对可以得到加分的。

　　封面可以只简单地写上项目名称和日期，也可以包括以下信息：　项目名称；申请（执行）机构；通讯地址；电话、传真、E－mail；联系（负责）人；

　　还可以把银行账户、律师、审计机构等信息列在封面页上。

　　另外，如果是向某一机构筹款的话，最好在前面加封简单的附信。由于一份项目计划可以提交给多个资助机构，这就需要一个个性化的附信，要以“某机构某人”为开头，以表明你对该机构的重视与尊重。

　　2、项目概要（总论）

　　这是最重要的一部分，也是读者最先阅读、浏览的部分。要知道基金会的项目经理们每天都会收到大量的申请要求，他们也许没有足够的时间“看”完所有的项目计划书。所以，项目‘概要’部分将成为影响“初选”结果的决定因素；在概要部分，要把你认为重要的所有信息汇集起来。概要一般要包括：机构的背景信息、使命与宗旨；项目要解决的问题与解决的方法；项目申请方的能力和以往的成功经验，等等。

　　需要特别指出的是：尽管项目概要部分排在计划书的前半部，但实际上，这一部分是要在写完所有计划书以后，才动手写的。

　　3、项目背景、存在的问题与需求

　　在这一部分，需要详细介绍存在的问题以及为什么你要设计这个项目来解决这些问题。要充分地说明问题的严重性与紧迫性，最好能提供一些数据，这样不但可以充分地说明问题，同时还能表明你对这一项目的了解。此外，你还可以使用一些真实、典型的案例，以便在情感上打动读者，进而引起他们的共鸣。要说明项目的起因、逻辑上的因果关系、受益群体及其与其它社会问题之间的关联等。

　　一般来讲，这一部分包括以下主要信息：

　　* 项目范围（问题与事件、受益群体）；
　　* 导致项目产生的宏观与社会环境；　　
　　* 提出这个项目的理由与原因；
　　* 其它长远与战略意义；

　　4、目标与产出

　　在使资助机构确信“问题”的存在以后，明确提出你的解决方案。机构间的合作是被鼓励的。如果你还有其它的机构合作伙伴，也要明确说明。

　　在这一部分中你要详细地介绍你的项目计划、项目的总体目标、阶段性目标与任务，以及各目标的评估标准。总体目标是一个长期的、宏观的、概念性的、比较抽象的描述。由总体目标可以分解成一系列具体的、可衡量的、可实现的、带有明确时间标记的阶段性目标。比如，“减少文盲”是总体目标，“到2005年10月，使200个农村妇女达到认识1000字”就是一个具体目标。对目标的陈述一定要非常清楚。最重要的是，制定的目标要切合实际。不要承诺你做不到的事情。要牢记，资助者希望在项目完成报告里看到的是：项目实际上实现了这些既定目标。

　　5、受益群体

　　在这一部分中，你要对项目的收益群体做一个更加详细的描述。有必要时，你还可以把收益群体分为直接受益和间接收益群体。比如NPO信息咨询中心的能力建设项目的直接收益群体是国内NGO和NGO的从业人员，但间接收益群体却是NGO的服务对象。因为通过能力建设，提高了NGO的服务能力与效率，从而使之能为其服务对象提供更好、更多、更完善的服务。又比如一个残疾人服务机构，其直接收益群体是残疾人群，间接收益群体则是他们的家庭，甚至是整个社会。
　　许多资助方都希望受益群体能从始至终地参与到项目之中。尤其是在项目的设计阶段，受益群体的参与更加重要。你可以在附件中列出受益群体参与项目的活动，包括组织受益群体参加的讨论会、会议主题、时间、参加人员等；同时，也让资助方了解到你的项目不但是针对受益群体而设计的，而且，得到了他们的广泛支持与认可。

　　6、解决方案与实施方法

　　通过以上的部分，你已经清楚地解释了存在的问题及你希望完成的事情。现在，需要介绍你如何达到目标，即采用什么方法、开展什么活动来实现这些目标。

　　在介绍方法时，你要特别说明这种方法的优越特性。你可以同时列举出其它相关的方法，并对它们进行比较，还可以引用专家的观点和其它失败或成功的案例，等等。总之，要充分说明你选择的方法是最科学、最有效、最经济的。同时，也要说明你的机构在采用这种方法时，也存在一定的风险与挑战。

　　此外，还要提到为了执行这一解决方案，都需要那些条件与资源，包括：谁？在什么时候？使用什么样的设备？做什么样的事情？做这些事情的人要具备什么样的能力与技能等。最好能在附件中详细描述一下主要工作岗位的职务要求。

　　7、项目进程计划（时间表）

　　在这一部分中，要详细地描述出各项任务的先后顺序以及起始时间。可以用一个带有时间标记的图表来表示，这样，就可以一目了然地告诉读者　“在什么时候做什么”，以及各项活动之间的关联与因果关系。

　　8、项目组织架构

　　在这一部分中，要描述为了达成上述目标，需要什么样的执行团队和管理结构。执行团队应包括所有项目组成员：志愿者、专家顾问、专职人员等。他们与这个项目相关的工作经验、专业背景、学历等也非常重要。执行团队的经验与能力往往在很大程度上决定了项目的成败，所以，这也是资助方非常关心的问题。

　　另外，还要明确项目的管理结构。应该明晰地写出项目总负责人、财务负责人及其它各分项目的负责人。如果是两个或多个机构合作完成一个项目，还要说明各机构的分工。

　　工作流程也要很清楚，要说明各项工作的先后顺序、逻辑关系等。

　　9、费用、预算与效益

　　这一部分所要提供的决不仅仅是一个费用预算表（当然，预算表也是很重要的，你可以把它放在附件中），而是要叙述和分析预算表中的各项数据、总成本与各分成本，包括人员、设备的费用等。其中，人员经费类别可以包括工资、福利和咨询专家的费用；非人员经费类别可以包括差旅费、设备和通讯费等。如果已经有了一部分资金来源，也要注明。而且，要很明显地写出你还需要总数为多少的经费上的支持。　

　　上面提到的是投入，还有一个很重要的部分是产出的效益。

　　往往很多NGO在项目计划中不谈效益，错误地认为NGO的服务是不谈效益的。事实上，除国际上正在推行的NGO合理收费外，NGO服务的另一大特点是产生巨大的社会效益。尽管社会效益比较难量化，但你还是可以尽量找一些数据来分析一下社会效益，那怕只是估算也好。

　　比如，一个戒毒人员的服务机构虽然为吸毒人员提供免费的服务，没有任何收入，但是，还是可以估算出通过服务于一个吸毒人员，可以减少哪些方面的社会问题，可以对吸毒人员的医疗费用、失业、犯罪等相关费用进行估算。总之，你越明确地算出单位成本的投入可以产生的效益，就越能说明你的方法的优越性，也就越能得到资助方的同意。

　　另外，与项目相关的财务与审计方法也要在这部分中提到。

　　10、监控与评估

　　监控是项目实施过程中非常重要的部分，监控的执行机构与人员（可以是理事会、资助方或其它第三方机构）、监控任务等都应该写在项目计划中。与之相关的还有项目团队的自我评估计划。项目进行中的评估报告比项目结束的评估还要重要。在项目的不同阶段进行评估，可以使你及时地发现问题，尽早地解决。同时，可以使资助方得到一个信息，那就是你们不但提出了一个很好的计划，而且可以很好地实现这个计划。请注意，项目的实施方法是资助方评判是否给予资助的一个非常重要的因素。

　　有两种可供参考的监控和评估方式。一种是衡量结果，另一种是分析过程。其中一种或者两者都有可能适用于你的项目。你选择何种方式将取决于项目的性质和目标。无论选择何种方式，你都需要说明你准备怎样收集评估信息和进行数据分析，以及在项目进行到哪些阶段时，进行阶段性的评估。评估活动及时间也应该包括在项目实施计划的时间表当中。

　　无论是监控报告还是评估报告，都应该包括：项目的进展与完成情况、原定计划与现实状况的比较、预测未来实现计划的可能性等。

　　除总体评估报告外，还要提供一些子评估报告。比如，项目中期的审计报告等。

　　11、附件

　　任何你认为重要的文件或篇幅太长而不适于放在正文中的文件，都可以被放在附件当中，比如：机构的介绍、年报、财务与审计报告、名单、数据、图表等。

　　你也可以把那些在正文中会干扰读者或使他们的兴趣偏离主题的部分放到附件当中，但一定不要忘了在正文中标明：详细情况，请察看附件＊＊＊。

　　总之，附件的目的是使正文紧凑、干净；同时，如果读者对某些问题的细节感兴趣的话，他还可以在附件中找到需要的内容。
　　在把上面的所有部分都写完以后，现在，你可以回来写项目计划书的最开头部分——“概要”部分了。

　　概要一定是高度概括性的，语言要简练、清晰，最好在半页左右，最长也不要超过一页。刚开始写概要时，你可能会认为哪一部分都很重要，都想放在概要部分中。没关系，如果你写了一个很长的概要，你可以一点一点地把它缩短。不要怕，你最后留下的一定是最重要的。另外，如果希望把项目计划书递交给国际机构，把一个项目计划全部翻译成英文的难度很大。这时，一个简单的处理办法就是只把概要和目录部分写成双语。
　　至此，一个完整、全面的项目计划书就宣告完成了。虽然这只是你开展筹款工作的第一步，但万事开头难，有了好的开始，就有希望取得好的结果。
　　祝大家工作顺利！

　　

附：项目计划书概要范例：

　　*封页：（日期、项目名称、公司名称及联系方式）　
　　*目录
　　*项目概要（总论）
　　*项目背景：　（问题、现状、数据）　
　　*目标与产出：（针对“问题”的解决方案、进程划分、可量化的阶段性结果）
　　*项目受益方：　（目标群体、数据、范围）　
　　*项目实施计划：　（需要的投入、必要的内外部资源、计划的执行程序）　
　　*时间表：　（每一阶段、每工作的开始和结束的时间）
　　*项目组织架构：　（参与人员的责、权、工作流程）　
　　*费用控制：　（费用预算、财务规则、审计制度）
　　*监控与评估：　（如何发现问题并及时纠错）
　　*附件：　
　　 文件 　
　　 名单 　
　　 预算清单
　　 图表



谁就有权决策！
缺点：
1、参与是一个过程，有时可能不会马上见到效果，是服务人群自身能力增长的过程
2、协助参与过程的发生和参与机制的建立，需要外界大量人力投入

你的项目是怎样产生的？
——谁参与了项目设计？
——参与过程中遇到了什么问题？
概念回顾
什么是“项目”？
怎样识别“关键问题”？
怎样确定“项目目标”？
怎样设定“项目指标”？

项目
项目就是“做一件事”
在一定时间内，通过一系列的投入和活动，降低或消除限制性因素的作用，达到所设定的目标。
发展项目的目标则针对目标人群
有受益群体
针对特定问题的解决

构成项目的要素？
目的
投入和活动
时间范围
讨论：
你的项目建议书是否具备了项目的“三要素”？

项目过程（PROJECT CIRCLE）
怎样识别关键问题
关键问题识别
问题识别是项目的设计和管理的第一个阶段，是分析目标人群的愿望和要求，及实现愿望和要求的限制性因素，设计降低或消除限制性因素的作用的策略，选择采取行动的切入点。
发展项目的问题识别包括识别 “基本需求”，并分析“现实需求”背后产生阻力的社会性因素。（如矿难）
问题树
问题树
三种排序方式比较
矩阵打分 —— 分析讨论，适合较少人参与（1-5人）
比较矩阵 —— 比较讨论和决策，中等人数，
投票 —— 以决策为主，有潜在冲突，注意保证独立投票。多人参与。

讨论：
你的项目针对的关键问题是什么？
——这个“问题”是谁的问题？
——这个“问题”和什么政策有关系？
——这个“问题”的解决需要公众参与吗？
怎样确定目标
目标确定
项目目标：从现实情况出发，期望达到的，并且能够达到的状态。
从问题到目标
什么是目标？
目标是问题解决（或部分解决）后达到的状况。例如：
问题：每晚6点至次日早6点缺水
目标：保证供水或减少缺水时间

问题到目标转化
目标是一种“状况”的描述，而不是“过程”的或手段的描述。例如：
问题：树苗质量不高
过程：加强育苗管理和增加底肥，提高树苗质量：
状况：树苗质量得到提高

班问题树
目标树
讨论：
你的项目目标是否是针对“关键问题”的？
——是否是问题解决或改变后达到的“状态”？
——是否是在项目期限内能达到的？
怎样设定项目指标

目标与指标
目标可能是一种定性状态的描述，因此需要一系列指标，以便使目标具体化，也便于监测和检验。因此，衡量目标的指标也称为“检验指标”
目标与检验指标例子1
SMART工具

Specific (特定的) – 针对“这个”项目的，而不是“这类”项目的；

Measurable （可测的）- 可以度量的，说的清楚的；

Achievable （可达的）- 已有的条件和限制下，能够完成的

Realistic （现实的）- 目标和指标设定不是按理想要求，而考虑各种现实因素影响；

Timed （有时限的）- 在设定的限制时间内能够达到。

讨论
项目结束时，怎样证明你的项目目标实现了——你的项目指标是否具备以下原则？
——特定的
——可测量的
——可达到的
——现实的
——有时限的

项目设计
项目活动计划
做什么？
为什么做？（活动与目的之间的对应关系）
是否包括所有活动？
什么时候做？
活动之间的顺序（承接、并列）
外界条件（季节、天气……）
内部（人力分配、资源……）




项目活动计划
怎么做？
是否有不同的方案？
不同的方案优缺点比较？
谁做？
负责人
分工/ 协作

讨论
你的项目计划是否清楚？
——时间，地点……
——人员分工……
——活动是否针对目标，是否是最佳的方案？
可行性研究
项目可行性研究
项目目标、对策、途径等的可行性
内部：人的数量、意愿和潜能、机构组织、自然资源、资金……
外部：政策、技术可达性、资金、市场……）

其中：许多因素是“人”的认识和态度
这些“人”包括：社区居民、社区干部、 技术服务人员、相关政府领导、资助机构决策者等主要相关群体
可行有时就是协助者能说服别人，特别是“强势”人
如何说服



讨论：
你的项目可行吗？
——你的组织是否有足够的人力、资金保障？
——你的组织在规定的时间内能否实现目标？
问题
如何知道项目活动是否按计划开展？
如何知道项目管理措施发挥作用？
如何知道项目目标是否达到？
如何知道这些活动和措施对达到目标来说，是不是最有效？
项目管理
项目（活动）管理
项目活动管理是一整套机制的建立，保证项目活动的实施及目的的实现
激励机制 ：鼓励尽职尽责的行为
方法：
制约机制 ：限制或惩罚行为不但或不作为
方法：


活动和管理中的脆弱点
分析工具1 —— 部门关系图（大饼图）
用不同大小的圈表示与项目有关系的部门（群体）
大小表示对项目的影响（重要）程度
距离表示关系紧密程度

又大又远的是可能的脆弱点
活动和管理中的脆弱点
分析工具 2 —— 资产平衡表


收支不平衡的是可能的脆弱点
管理脆弱点工具比较
工具1 —— 适合社区参与共同分析讨论
工具 2 —— 在分别调查、访问、沟通后，内部整理使用
活动和管理脆弱点
是不是主要相关群体（具体化、到人）
没有他/们的支持参与，或他们的反对会怎样？
如何解决
说服
如何体现/ 补偿他们的投入
加强合作/ 监管（透明、制度等）
代替

讨论
你的项目顺利实施需要的基本保障条件是什么？
——怎样获得/争取这些条件？
——对风险的管理方法是什么？
项目监测与评估
项目监测与评估
监测评估是项目管理的重要手段，有效的监测与评估能够了解项目过程，帮助改善项目活动和管理，确定是否达到培训目标。
监测是记录活动过程，获得必要的数据
评估则是分析记录的数据，与计划的活动进行比较，发现成绩和不足，分析原因，提出改进办法。
监测与评估
监测：主要针对项目活动、项目管理及财务管理。
评估：主要针对项目的、效益目标、影响。也应对项目的实施方式、活动设计。
评估类型
过程评估

目标评估
基本需求
脆弱性（特别是社会组织层面和能力层面）

影响评估
项目监测评估的原则

就事论事
实事求是
前瞻和完善（发展）的眼光
相互学习的过程：
发展项目监测评估的方法
收集现有资料
理解和学习现有的资料
召开小型座谈会
进行关键信息人和关键的参与者的访谈
对目标群体的访谈、协助他们评价
实地观察
对资料进行分析
结果反馈，与社区达成共识。

反思
你的项目设计中是否有监测评估方案？
这个方案是否可以有效的发现问题？
参与与倡导
人们为什么需要一个组织？
具体的结合：为什么群众需要你的组织？


赋权——草根组织的根本使命
有权利的人往往是“组织化”最好的人。
权利的运作通过“资源”的控制来实现。

倡导
代表成员及支持者的利益，通过向决策者（或主流人群）施加影响，以寻求政策（或观念/态度）的改变，最后达到权力或资源再分配而开展的活动。
政策制定为什么需要公众“参与”？
参与是人的权利，发展的目的就是更好地落实权利
通过参与，社会发展更加“有效”
社会效益
经济效益
特定的项目：
政策制定中的公众参与
——怎样使政策更加符合群众需要？
——怎样让公众更有能力影响政策？
讨论
你的项目与政策有关联吗？
——如有，具体是哪项“政策”？
——为什么是这项“政策”？
你的项目是如何体现增强了公众参与能力的？
——如有，具体是通过什么活动体现的？
——公众是“参加”，还是“参与”？

什么是项目建议书
项目建议书是项目主办者（承担者、主持单位、负责机构）向项目资助（出资）机构（基金会、上级部门、金融机构等）申请争取批准立项的基础项目文件。主要论述项目的必要性和可行性。
项目建议书的作用
作为项目立项的申请和依据
项目策划、构思、设计的具体体现
项目监测、评估和总结的依据和基点
有助于做好项目实施前的准备工作，提高实施效率
项目管理的工具
项目建议书编写准备和过程
问题宏观诊断
问题与机构的关系
严重性（关注热点）
代表性（普遍程度与典型代表）
问题分析
介入方案比较
寻找可能的方案
解决问题的创新思路
资料收集
项目建议书撰写

项目建议书格式和要求
项目概述
项目建议者及实施者
(负责单位, 负责人)
项目的理由和背景
项目目标和成果
项目内容及主要活动
项目管理
监测与评估
详细预算